วิธีลดค่าใช้จ่าย

วิธีลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ

การลดค่าใช้จ่ายได้ 100 บาท กับการเพิ่มยอดขายได้ 100 บาท ให้ผลลัพธ์ต่อกิจการแตกต่างกันมาก เพราะวิธีลดค่าใช้จ่ายจะทําให้กิจการมีรายได้ และเงินสดเพิ่มขี้นในทันที 100 บาท แต่วิธีเพิ่มยอดขายนั้น ยังต้องหักต้นทุนขายของสินค้า และบริการ ค่าใช้จ่ายในการขาย และภาษีก่อน จึงจะเหลือเป็นรายได้สุทธิ ซึ่งอาจจะเหลือเพียง 10-20 บาท

นอกจากนั้น ถ้าเป็นการขายเชื่อ อาจมีความไม่แน่นอนในการเรียกเก็บเงินสดด้วย ฉะนั้น การลดต้นทุนหรือลดค่าใช้จ่ายขององค์กร จึงเป็นมาตรการสร้างกําไร หรือลดภาระในการดําเนินธุรกิจที่ให้ผลทันตาเห็น

แต่การลดค่าใช้จ่าย ถ้าหากกระทําโดยไม่ได้มีการวางแผน และวิเคราะห์อย่างรอบคอบ แม้ว่าจะเกิดผลดีในปัจจุบัน แต่อาจจะกลับทําให้เกิดข้อเสียเปรียบ หรือต้นทุนที่สูงขี้นในอนาคตก็ได้

ในยุคเศรษฐกิจเฟื่องฟู บริษัททั่วไปมักไม่ค่อยให้ความสําคัญกับการควบคุมต้นทุน เพราะยังมีกําไรเหลืออยู่ในระดับที่น่าพอใจ เลยไม่ได้วิเคราะห์อย่างถ่องแท้ว่า การบริหารต้นทุน และค่าใช้จ่ายมีประสิทธิภาพหรือไม่ สูญเสียกําไรที่ควรได้ไปเท่าไหร่

แต่เมื่อเศรษฐกิจตกต่ำ ต่างก็ลุกขึ้นมาลดต้นทุนอย่างมโหฬาร เพื่อความอยู่รอดในระยะสั้น วิธีที่มักนิยมทํากันก็ คือการปลดพนักงาน ซึ่งเรียกกันว่าการลดขนาดองค์กร (downsizing) ทั้งๆที่บางครั้งผลได้ก็ไม่คุ้มเสีย ถ้าองค์กรไม่ได้เตรียมความพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงขนาดนั้น

จริงๆ แล้วการลดต้นทุนสามารถทําได้อย่างกว้างขวางในจุดอื่นๆ ได้ด้วย มีองค์กรขนาดใหญ่หลายแห่ง โดยเฉพาะพวกบริษัทข้ามชาติ ที่ขายผลิตภัณฑ์ประเภทอุปโภคบริโภคที่มีความอ่อนไหวด้านราคาสูง ไม่สามารถขึ้นราคาขายได้เป็นเวลาหลายๆ ปี แต่ก็ยังสามารถบริหารให้กิจการมีกําไรทุกปี โดยการพยายามควบคุมต้นทุน และค่าใช้จ่ายให้อยู่ในระดับที่ต้องการ องค์กรประเภทนี้จะให้ความสําคัญกับการลดต้นทุนตลอดเวลา ด้วยเทคนิคหลากหลาย ผู้เขียนจึงไคร่ขอนําเสนอแนวทางการลดต้นทุนในต้านต่างๆ ซึ่งท่านผู้อ่านอาจจะนํามาประยุกต์ใช้กับองค์กรของท่านได้

การลดต้นทุนที่ได้ผล ต้องไม่ทําให้ประสิทธิภาพในการดําเนินงานลดลง ฉะนั้นต้องเริ่มต้นที่การวิเคราะห์ต้นทุนอย่างละเอียด เพื่อให้เข้าใจถึงธรรมชาติหรือลักษณะการเกิดของต้นทุนแต่ละประเภท เราจึงจะสามารถหากลยุทธ์ที่เหมาะสมมาจัดการได้

นอกจากนั้น เพื่อให้เกิดผลได้ที่เป็นเนื้อเป็นหนัง เราควรจะพุ่งความสนใจไปที่ต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายที่เป็นรายการหลัก ๆ ของกิจการก่อน เพราะถ้าหากสามารถหามาตรการประหยัดได้แม้เพียงเล็กน้อย   กิจการจะมีเม็ดเงินที่ได้จากการลดต้นทุนจํานวนสูง

ธุรกิจประเภทขายบริการ เช่น สถาบันการเงิน บริษัทประกันภัย บริษัท ที่ปรึกษา บริษัทโฆษณา ฯลฯ จะมีโครงสร้างต้นทุนไม่เหมือนกับกิจการประเภทการผลิต  หรือการขายสินค้า กล่าวคือ ภาระหนักของธุรกิจบริการมักจะเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบุคลากร อาคาร สถานที่ อุปกรณ์

ในขณะที่ธุรกิจด้านการผลิต และขายสินค้า ภาระหนักจะอยู่ที่ต้นทุนการผลิต ซึ่งเกิดจากราคาวัตถุดิบ ค่าแรง และกระบวนการผลิต รวมทั้งค่าใช้จ่ายในการขนส่งและการขาย เราจึงเห็นธุรกิจสถาบันการเงินสามารถลดต้นทุนได้ง่ายกว่า ด้วยการลดพนักงาน และปิดสาขา

ในขณะที่ธุรกิจประเภทอื่น การลดพนักงานไม่ได้ส่งผลให้เกิดการประหยัดเท่าไรนัก ต้องใช้วิธีการปรับโครงสร้างองค์กรขนาดใหญ่ หรือ re-engineer กระบวนการทําธุรกิจ หรือวิจัยพัฒนาผลิตภัณฑ์  จึงจะสามารถลดต้นทุน และอยู่รอดได้ในระยะยาว

ค่าใช้จ่ายในองค์กร สามารถแบ่งประเภทตามลักษณะการเกิดเป็น 2กลุ่มใหญ่ๆ คือ

• ค่าใช้จ่ายแปรผัน (Vaiable Cost) และ
• ค่าใช้จ่ายคงที่(Fixed Cost)

ประเภทแรก VC จะผันแปรเป็นสัดส่วนไปตามยอดขายหรือยอดผลิต ในขณะที่ประเภทหลัง FC จะคงที่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะมีการขาย การผลิต หรือไม่ก็ตาม

ฉะนั้นค่าใช้จ่าย VC เป็นสิ่งที่ เราสามารถควบคุมได้ง่ายกว่า ตัวอย่างเช่น ค่าแรงที่จ่ายตามชั่วโมงหรือตามชิ้น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่านายหน้าที่จ่ายตามยอดขาย เป็นต้น

สําหรับค่าใช้จ่ายคงที่ FC เมื่อเกิดขึ้นแล้วก็จะเป็นภาระให้แก่กิจการตลอดไป เช่น ค่าเสื่อมราคาของอาคาร เครื่องจักร อุปกรณ์ เงินเดือนพนักงานประจํา เป็นต้น ซึ่งการแก้ไขก็อาจทําได้โดยหาทางให้ต้นทุนคงที่เหล่านั้นใช้ประโยชน์ให้มากขี้น หรือปลดภาระเหล่านั้น ด้วยการขายทรัพย์สินที่เกินจําเป็นออกไป หรือลดจํานวนพนักงานประจําลง

กิจการที่ประกอบธุรกิจผลิตหรือขายสินค้า ต้นทุนที่สูงสุดคือ ต้นทุนวัตถุดิบ หรือต้นทุนสินค้าขาย ถ้าหากสามารถลคราคาวัตถุดิบหรือสินค้าที่ซื้อมาได้ แม้เพียงอัตราส่วนเล็กน้อย จะช่วยให้กิจการมีกําไรเพิ่มขี้นอย่างทันตาเห็นทีเดียว ฉะนั้นก้าวแรกในการควบคุม ต้นทุนในกรณีนี้ คือการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ

การจัดซื้อ (Purchasing)

เนื่องจากการจัดซื้อเป็นเครื่องมือที่สําคัญในการลดต้นทุน ผู้ที่บริหารงานด้านนี้ จึงควรเป็นมืออาชีพที่มีความชํานาญในการจัดซื้อเป็นอย่างดี ปัจจุบัน การจัดซื้อไม่ใช่เป็นเพียงแค่การกําหนดสเป็กที่ต้องการ จัดการประมูลแล้วต่อรองราคาให้ต่ำสุดเท่านั้น แต่กิจการควรจะกําหนดกลยุทธ์ในการจัดซื้อ  เพื่อผลประโยชน์ที่สูงกว่า ซึ่งเป้าหมายที่อาจคาดหวังได้จากการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่

– ใช้เงินน้อยลงในวัตถุดิบและสินค้าที่ต้องการ

– มีแหล่งวัตถุดิบที่มีเสถียรภาพมากขึ้น

– เพิ่มระดับคุณภาพ มีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการรักษาคุณภาพตํ่าลง

– ประหยัดค่าใช้จ่าย และเวลาในการตรวจสอบ และตรวจนับ

– ลดการร้องเรียนของลูกค้าลง มีฐานลูกค้าใหญ่ขึ้น

– สามารถลดระดับสินค้าคงคลังลง ลดเวลาในการสั่งซื้อ (Lead Time)

กลยุทธ์การจัดซื้อยุคใหม่มีมากมาย ตัวอย่างเช่น

ช่วยพัฒนาคุณภาพสินค้าของซัพพลายเออร์

– ใช้วิธีจัดซื้อแบบ ) just-in-time (ไม่เก็บสินค้าคงคลังเลย)

 พัฒนาวิธีการจัดซื้อกับซัพพลายเออร์ โดย

– ใช้ระยะเวลาในการดําเนินงานน้อยลง

– ทําสัญญาระยะยาว

– กําหนดราคาที่ทําให้ต้นทุนรวมต่าลง

– ป้องกันการเกิดส่วนสูญเสียในการขนส่ง

– ใช้ข้อมูลร่วมกัน

– จัดให้มีระบบจัดซื้อขึ้น เพื่อ

– ดําเนินการจัดซื้อแต่ละรายการให้รวดเร็วถูกต้อง

– จัดทํารายงานข้อมูลต่อฝ่ายจัดการ

– ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ

พัฒนาการวิเคราะห์การจัดซื้อ เช่น

– วิเคราะห์ความสัมพันธ์ ต้นทุน/ราคา

– การเลือกซัพพลายเออร์

– การวิเคราะห์ว่าควรซื้อหรือทําเอง

. ทํางานใกล้ชิดกับหน่วยงานอื่นมากขึ้น เช่น

– ด้านวิศวกรรม

ด้านควบคุมคุณภาพ

ด้านการผลิต

นอกจากนี้การจัดซื้อดังกล่าวแล้ว ยังมีเทคนิคการลดต้นทุนที่สําคัญอีกหลายด้าน กล่าวคือ

การควบคุมต้นทุนทางการเงิน

การบริหารให้กิจการมีเงินทุนหมุนเวียนที่ดี มีการบริหารกระแสเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้กิจการลดภาระด้านดอกเบี้ยจ่ายลง หรือทําให้สามารถลงทุนได้ดอกเบี้ยรับจากเงินสดคงเหลือได้มากขื้น ปัจจุบันมีธนาคารหลายแห่งให้บริการด้านการบริหารเงินสด (Cash Management) ซึ่งนอกจากจะทําให้ได้ประโยชน์ด้านดอกเบี้ยแล้ว ยังช่วยลดต้นทุนด้านการดําเนินการด้วย

จุดที่ควรให้ความสําคัญก็คือ การบริหารลูกหนี้ และสินค้าคงคลัง เพราะสินทรัพย์สองรายการนี้ ถ้าจมอยู่นาน กิจการก็จะมีต้นทุนทางการเงินสูง ขณะเดียวกันหนี้ที่ค้างนาน อาจจะกลายเป็นหนี้เสีย และสินค้าคงคลังที่มีมากเกินไป อาจล้าสมัย และเสื่อมคุณภาพเป็นค่าใช้จ่ายตามมา นอกจากนี้ ควรจัดการให้องค์กรมีโครงสร้างทางการเงินที่เหมาะสม ใช้แหล่งเงินทุนหรือแหล่งเงินกู้ที่ต่ำสุดเท่าที่กิจการจะสามารถทําได้

การลดค่าใช้จ่ายในการขาย

ค่าใช้จ่ายในการขาย ประกอบด้วยค่าขนส่ง ค่าพนักงานฝ่ายขาย ค่านายหน้า รวมถึงค่าส่งเสริมการขายและค่าโฆษณา ส่วนใหญ่จะเป็นค่าใช้จ่ายประเภท VC เว้นแต่ค่าเงินเดือนของพนักงานประจํา และค่าเสื่อมราคาของอาคาร พาหนะ และอุปกรณ์ต่างๆ

ในส่วนที่เป็น VC นั้น สามารถควบคุมโดยกําหนดเป็นอัตราส่วนต่อยอดขาย และตั้งเป็นงบประมาณที่ยืดหยุ่นได้ ส่วนค่าใช้จ่ายด้านโฆษณาส่งเสริมการขาย ควรจะจัดสรรให้ดี และควรใช้วิธีที่ประหยัดที่สุด เพราะเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน

บางครั้งการเปลี่ยนวิธีการบริหารการขาย หรือจัดจําหน่าย จะช่วยลดต้นทุนได้อย่างมหาศาล ผู้บริหารจึงควรจะศึกษา หาทางวิเคราะห์ความเป็นไปได้หลายๆ วิธี ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องใช้เวลา แต่ถ้าสําเร็จก็คุ้มค่าทีเดียว

การลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหารทั่วไป

ค่าใช้จ่ายในการบริหารทั่วไป เป็นส่วนที่สนับสนุนการทําธุรกิจขององค์กร มักจะเป็น VC และเป็นค่าใช้จ่ายที่สูง เช่น อาคารสํานักงาน ค่าสาธารณูปโภค ยานพาหนะเงินเดือนผู้บริหาร เงินเดือนพนักงานด้านสนับสนุน รวมทั้งสิ่งอํานวยความสะดวกในการทํางาน และสวัสดิการด้านต่างๆ จะอยู่ในกลุ่มนี้

การควบคุมต้นทุนในกรณีนี้ ต้องควบคุมเป็นจํานวนเงิน เพราะเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่สัมพันธ์โดยตรงกับกิจกรรมด้านการขาย โดยทั่วไปแล้ว จะเกี่ยวข้องกับการจัดการด้านอาคาร สถานที่ และอุปกรณ์เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด เช่น ควรจะซื้อหรือเช่า ควรจะจ้างพนักงานประจําหรือทําสัญญาซื้อบริการจากบริษัทอื่น (Outsourcing) เป็นต้น

ปัจจุบันองค์กรใหญ่ๆหลายแห่ง โดยเฉพาะบริษัทข้ามชาติ ไม่นิยมซื้อสินทรัพย์ประจํา แต่จะใช้วิธีเช่าแทน เพื่อลดภาระในการดูแลรักษา หรือการขายทิ้งเมื่อสินทรัพย์หมดอายุการใช้งาน รวมทั้งสามารถเปลี่ยนแปลงได้เพื่อความเหมาะสมตลอดเวลา

นอกจากนี้ ยังนิยมใช้วิธี Outsourcing สําหรับบริการที่ต้องการความชํานาญเฉพาะด้าน เช่น การรักษาความปลอดภัย การดูแลทําความสะอาดการบัญชี การจ่ายเงินเดือน การใช้ระบบคอมพิวเตอร์ เป็นต้น ซึ่งจะช่วยประหยัดในแง่ของการลงทุนทั้งด้านระบบ และบุคลากร

การลดค่าใช้จายด้านเทคโนโลยี่สารสนเทศ (Information Technology)

ธุรกิจปัจจุบันดําเนินการอยู่ภายใต้โลกที่มีการนําเอาเทคโนโลยีมาใช้อย่างกว้างขวาง และมีการเปลี่ยนแปลงพัฒนาตลอดเวลา การก้าวให้ทันเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ มิฉะนั้น กิจการอาจจะไม่สามารถดําเนินธุรกิจต่อไปได้ในระยะยาว การลงทุนในเทคในโลยี มักจะใช้จํานวนเงินสูง ฉะนั้น ก่อนลงทุน จึงควรจะมีการศึกษาวิเคราะห์อย่ารอบคอบ คํานึงถึงเป้าหมายในอนาคตของธุรกิจด้วย เพื่อให้ได้สิ่งที่เหมาะสมกับกิจการมากที่สุด มีกิจการหลายแห่งที่ลงทุนไป แล้วใช้งานไม่ได้ซึ่งเป็นการเสียทั้งเงินทอง และเวลา บางครั้ง ถ้าจําเป็น อาจจะต้องจ้างที่ปรึกษา หรือใช้วิธี Out sourcing ถ้าสามารถทําได้

การลดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร

การมีจํานวนพนักงานน้อยที่สุด แต่สามารถทําให้ธุรกิจดําเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ เป้าหมาย ฉะนั้นต้องเริ่มต้นด้วยการมีโครงสร้างการบริหารที่เหมาะสมกับกิจการ มีการกําหนดอํานาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบอย่างชัดเจน มีกระบวนการดําเนินธุรกิจที่เป็นระบบ รู้ว่าจุดใดควรจะมีกําลังคนเท่าใดจึงจะพอดี

นอกจากนั้น ควรจะมีระบบการบริหารทรัพยากรบุคคลที่ดี สามารถสรรหาพนักงานที่มีคุณภาพมาปฏิบัติงาน มีมาตรการจูงใจให้ซื่อสัตย์ จงรักภักดีต่อองค์กร มีการฝึกอบรมให้พนักงานมีการพัฒนาตนเองตลอดเวลา เป็นต้นในกรณีที่ต้องมีการปลดพนักงานส่วนเกิน ควรจะต้องมีการเตรียมการรองรับให้พร้อม เช่น การปรับระบบการทํางานใหม่ การฝึกความชํานาญของพนักงานที่ทดแทน รวมทั้งต้องระมัดระวังด้านการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานด้วย

การสร้างวัฒนธรรมให้ตระหนักควบคุมต้นทุน

มาตรการต่างๆ ที่กล่าวมา จะไม่บังเกิดผลอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วย ถ้าพนักงานไม่ให้ความร่วมมือ เพราะเป็นงานที่ต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษ แต่โดยธรรมชาติแล้ว คนทั่วไปมักไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง ไม่ชอบที่จะต่อสู้ กับมาตรฐานที่สูงขึ้นเรื่อยๆ องค์กรจึงต้องพยายามรณรงค์ให้การควบคุมต้นทุนเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน เช่น จัดเป็นโครงการต่อเนื่อง มีการกําหนดเป็นเป้าหมายทั้งจํานวนงิน และระยะเวลา มีการให้รางวัลตามผลงาน มีการสื่อสารถึงความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ ในภาวะที่การตลาดไม่สามารถช่วยกิจการได้มากนัก การทุ่มเทในกิจกรรมด้านการลดต้นทุน เป็นสิ่งที่ควรทําอย่างจริงจัง เพราะนอกจากจะช่วยให้องค์กรอยู่รอดได้แล้ว ยังเป็นการปรับปรุงให้องค์กรมีประสิทธิภาพสูงขึ้นด้วย ซึ่งจะเอื่อประโยชน์ต่อกิจการในระยะยาว

ขอบคุณบทความดีดีจาก  คุณ พรสรัญ รุ่งเจริญกิจกุล

แนะนำบทความ   12 วิธีใช้เงินอย่างชาญฉลาด