7 ขั้นตอนการมอบหมายงาน ให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ
การทำงานในองค์กร “ทีม” คือสิ่งสำคัญที่ช่วยให้งานก้าวไปข้างหน้าได้เร็วและ “การมอบหมายงาน” ก็คือหัวใจสำคัญที่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ของคนเป็นหัวหน้า แต่บางคนยังคิดว่าการมอบหมายงานเป็นแค่เรื่องง่าย ๆ ที่สั่งให้ลูกทีมทำงานตามต้องการก็พอ โดยไม่มองรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ให้รอบด้าน ทำให้หลายครั้งงานผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพมากพอ กลายเป็นต้องมาเสียเวลาซ้ำซ้อนกันทั้งหัวหน้าและลูกน้องเลยทีเดียว
ถ้าคุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้อยู่ วันนี้ JobThai มี 7 ขั้นตอนที่หัวหน้าทุกคนควรรู้ เพื่อจะได้มอบหมายงานให้กับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นมาฝาก
1. คิดและวางแผนล่วงหน้า
คนเป็นหัวหน้าทีมควรทำงานบริหารจัดการเป็นหลัก เพื่อให้สามารถเห็นภาพรวมของงานทุกงานได้ครบถ้วน สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือการวางแผนว่าจะแบ่งงานให้กับลูกทีมแต่ละคนยังไง ด้วยการพิจารณาจากความสำคัญของแต่ละงานเป็นหลัก
2. เลือกคนให้เหมาะกับงาน
อย่าคิดง่าย ๆ แค่ว่าคนนี้มีเวลามากกว่าคนอื่นแล้วก็มอบหมายงานให้ทันที เพราะงานบางงาน สิ่งที่ต้องใช้มากกว่าเวลาก็คือทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความเข้าใจในเนื้องานนั้น คนเป็นหัวหน้าต้องลองคิดว่าใครจะมีทักษะที่ตรงกับงานแต่ละงานบ้าง
3. บอกหน้าที่ให้ชัด
การมอบหมายงานแบบปากเปล่าสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย ทางที่ดีควรมอบหมายงานให้เป็นลายลักษณ์อักษรณ์ ซึ่งวิธีที่นิยมกันมากที่สุดก็คืออีเมล และเวลาแจกจ่ายงานก็ควรแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าลูกทีมแต่ละคนต้องทำอะไรบ้างเพื่อป้องกันความสับสน
4. เล่าความสำคัญให้เข้าใจ
แต่ละคนในทีมเป็นเหมือนฟันเฟืองที่เชื่อมโยงกัน ถ้าเราสามารถเล่าหรืออธิบายให้ลูกทีมเข้าใจได้ว่าหน้าที่ของพวกเขาสำคัญอย่างไร ทำไมเขาถึงเหมาะกับงานชิ้นนี้ จะทำให้พวกเขาเข้าใจความสำคัญของงานที่ได้รับมากขึ้น และจะเป็นโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือไอเดียดี ๆ อีกด้วย
5. มีเดดไลน์ให้กับลูกทีม
สิ่งที่ควรบอกตั้งแต่มอบหมายงานเลยก็คือเดดไลน์หรือวันกำหนดส่งงาน เพราะจะทำให้ลูกทีมของเราสามารถวางแผนจัดการตารางเวลาของตัวเองได้ และสิ่งสำคัญที่หัวหน้าทีมควรทำก็คืออธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของทั้งหมดและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ถ้ามีใครส่งงานล่าช้ากว่ากำหนด
6. สนับสนุนลูกทีมอย่างเต็มที่
อย่าลืมว่าทุกครั้งที่มอบหมายงานใหม่ให้ลูกทีม พวกเขาก็ต้องการสิ่งที่จำเป็นในการทำงานไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ต่าง ๆ และงบประมาณ นอกจากนี้ยังรวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกและอำนาจในการสั่งการที่จะช่วยให้งานราบรื่นมากขึ้นด้วย ถ้าลูกทีมของเราท้อแท้ หัวหน้าก็ต้องคอยกระตุ้นให้กลับมาสู้กับงานอีกครั้ง แต่อย่าไปรับงานกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะมันไม่สร้างผลดีกับทั้งตัวเราเอง และลูกทีมก็จะเสียกำลังใจไปด้วย
7. ให้ช่องทางการติดต่อเอาไว้
เพื่อให้ลูกทีมสามารถติดต่อเราได้ เมื่อประสบปัญหาจากการทำงานหรือต้องการคำแนะนำ ทางที่ดีก็ควรกำหนดให้มีประชุมสรุปงานสัปดาห์ละครั้ง เพื่อจะได้รู้ปัญหา ความคืบหน้าของงาน รวมถึงยังเป็นโอกาสดีที่เราจะได้ช่วยให้กำลังใจลูกทีม และระดมความคิดไปพร้อมกัน
การมอบหมายงานให้ลูกทีมถือเป็นความท้าทายที่หัวหน้าทุกคนต้องเจอ ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องทำความเข้าใจอย่างรอบด้าน ไม่ใช่เพียงแค่สั่งให้ใครทำอะไร เพราะถ้ามอบหมายงานผิดจะเกิดปัญหาตามมาซึ่งคนที่ต้องคอยแก้ไขก็คือคนที่มอบหมายงานนั่นเอง
อย่ามอบหมายงานให้ใครบางคนเพียงเพราะเหตุผลว่าเขางานน้อย เพราะเราจะไม่สามารถคาดหวังผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากเขาได้เลย
นอกจากมอบหมายงานแล้วเราควรอธิบายให้ลูกทีมรู้ถึงความสำคัญของงานนั้นด้วยว่ามีผลกระทบ หรือเชื่อมโยงกับคนอื่นอย่างไร เพื่อที่พวกเขาจะได้เห็นภาพรวมของการทำงานชัดเจนขึ้น
ในกรณีที่ลูกทีมทำงานได้ไม่ดีเท่าที่ควร คนเป็นหัวหน้าควรให้คำแนะนำ แต่ไม่ควรดึงงานกลับมาทำเองเพราะนอกจากจะทำให้งานเราเยอะขึ้นแล้ว ลูกทีมคนนั้นก็จะสูญเสียความมั่นใจด้วย
ขอบคุณบทความดีดีจาก jobthai.com
