ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ 

มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์  กรุงเทพธุรกิจ  วันอังคารที่ 26 มิถุนายน พ.ศ. 2550

ท่านผู้อ่านเคยนั่งอยู่ในการประชุมที่รู้สึกว่าเสียเวลาและไร้ค่าบ้างไหมครับ? ท่านผู้อ่านลองคิดดูซิครับว่า ถ้าในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ ท่านผู้อ่านต้องนั่งในการประชุมที่ไม่มีประโยชน์และไร้ค่าหลายๆ ครั้ง จะเป็นการสูญเสียเวลา หรือทรัพยากรมากเพียงใด การประชุมที่ดีควรจะเป็นการประชุมที่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล นั่นคือได้ทั้งผลสำเร็จที่ต้องการและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพด้วย

ปัจจุบันเราจะพบเจอการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพมากขึ้นทุกขณะนะครับ สัปดาห์นี้เรามาลองดูแนวทางหรือเคล็ดลับในการทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพนะครับ

เริ่มแรกเลย ท่านผู้อ่านต้องพิจารณาก่อนนะครับว่า จำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่? ถ้าเราดูกันจริงๆ แล้ว การประชุมหลายๆ ครั้ง ไม่จำเป็นต้องมีเลยก็ได้นะครับ เพียงแต่เป็นความเคยชินของผู้บริหารที่จะต้องหาทางเจอหน้าตาของลูกทีมอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งเป็นความเคยชินดั้งเดิมที่พอมีอะไรนิดอะไรหน่อยก็จะต้องเรียกประชุม สิ่งที่ท่านผู้อ่านต้องพิจารณา คือเรียกประชุมไปเพื่ออะไร? เป็นการประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารให้ทราบ หรือเป็นการประชุมเพื่อต้องการรับฟังความคิดเห็น ของสมาชิกในทีม หรือเป็นการประชุมเพื่อให้เกิดการยอมรับและสมาชิกรู้สึกว่ามีส่วนร่วม?

เกณฑ์ที่ง่ายที่สุดในการกำหนดว่าต้องมีการประชุมหรือไม่ ก็คือลองถามตัวเองว่าสิ่งที่คุยหรือชี้แจงในที่ประชุมนั้น เป็นการสื่อสารแบบทางเดียวหรือสองทาง (One Way or Two Way Information) ถ้าเป็นการสื่อสารทางเดียว ประเภทแจ้งข่าวสารให้ทราบนั้น การใช้ช่องทางอื่นเช่นบันทึกภายในหรืออีเมลก็เพียงพอครับ

อย่างไรก็ดี ใช่ว่าอีเมลจะแก้ไขปัญหาเรื่องการประชุมนะครับ เนื่องจากสิ่งที่เราต้องถามก็คือ ในเรื่องที่จะนำเสนอต่อที่ประชุมนั้น ต้องการได้รับความคิดเห็น หรือ Feedback จากบุคคลอื่นหรือไม่? ถ้าต้องการนั้นอีเมลอาจจะไม่ใช่สื่อหรือช่องทางที่ดีที่สุด เนื่องจากการเจอกันแบบหน้าต่อหน้า จะทำให้ได้ไอเดียหรือความคิดที่ดีๆ จากบุคคลอื่นมากกว่าการโต้ตอบผ่านทางอีเมล นอกจากนี้ ถ้าท่านผู้อ่านต้องการให้ทุกคนในทีมมีความคิดเห็นร่วมหรือรู้สึกมีส่วนร่วมต่อการตัดสินใจ การประชุมก็เป็นสิ่งที่จำเป็น

เมื่อเราตัดสินใจได้แล้วว่า จะต้องมีการจัดประชุมเกิดขึ้น ประเด็นสำคัญถัดมา ก็คือจะเชิญใครเข้าประชุม? เกณฑ์ง่ายๆ ในการพิจารณาคือเชิญเฉพาะผู้ที่คิดว่าเข้าประชุมแล้วจะสามารถให้ความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุมได้ หรือผู้ที่จะได้รับผลกระทบหรือมีความเกี่ยวข้องในเรื่องที่ประชุมกัน สำหรับพวกที่ควรจะเข้าประชุม แต่ไม่สามารถ หรือไม่อยากจะเข้าเนื่องจากงานอย่างอื่นมากนั้น

ถ้าท่านผู้อ่านเป็นประธานการประชุม ก็คงต้องแจ้งให้บุคคลเหล่านั้นทราบนะครับว่า ไม่เป็นไรที่จะไม่เข้าประชุม เพียงแต่ความคิดเห็นของบุคคลเหล่านั้นจะไม่ถูกรับฟังโดยที่ประชุม และบุคคลเหล่านั้น ก็ต้องยอมรับต่อผลลัพธ์ของการประชุม

ขอให้ระลึกไว้นะครับว่า การประชุมนั้นไม่ใช่จัดขึ้นมาเพื่อแจ้งข่าวสาร หรือใช้เวทีการประชุมเป็นที่ที่ทำให้คนอื่นต้องอับอาย หรือถูกตำหนิ หรือใช้เป็นเวทีในการจูงใจผู้ที่ไม่เห็นด้วยให้มาเห็นด้วยนะครับ เนื่องจากการตำหนิผู้อื่น หรือชี้ชวนผู้อื่นให้เห็นด้วยนั้น เราควรจะทำในลักษณะตัวต่อตัวมากกว่าครับ

มีข้อแนะนำจากบรรดาผู้เชี่ยวชาญครับว่า เวลาจะเริ่มประชุมแต่ละครั้งขอให้เริ่มจากการแจ้งที่ประชุม ถึงผลลัพธ์ หรือความคาดหวังจากการประชุม โดยถ้าจะให้ดีควรจะมองในด้านบวกมากๆ ครับ ว่าความสำเร็จสุดยอดของการประชุมในครั้งนี้คืออะไร ซึ่งการระบุผลลัพธ์ในด้านบวกมากๆ นั้น จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดแรงบันดาลใจ รวมทั้งทำให้การประชุมมีผลิตภาพมากขึ้น และที่สำคัญก็คือ การระบุผลลัพธ์ของการประชุมก่อนเริ่มต้นนั้น ทำให้การประชุมมีสิ่งที่สำคัญที่หลายๆ การประชุมขาดครับ นั่นคือ วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการประชุม

ที่สำคัญคือต้องทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนได้เข้าใจในวัตถุประสงค์ของการประชุมนะครับ การเขียนกำหนดการประชุม หรือ Agenda จึงเป็นสิ่งที่สำคัญนะครับ จะได้มีกรอบและวัตถุประสงค์ในการประชุมที่ชัดเจน ไม่ใช่ประชุมไปเรื่อยๆ แต่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อันใด ถ้าเป็นไปได้ท่านอาจจะเขียนกำหนดการประชุมไว้ล่วงหน้า แล้วส่งไปให้ผู้ที่ควรจะเข้าร่วมประชุมทุกคนล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวัน เผื่อให้ผู้ที่ไม่มีโอกาสเข้าร่วมประชุม ได้แสดงความคิดเห็นของตนเองก่อนล่วงหน้า มีกระทั่งเคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ด้วยครับว่า ให้ใส่กำหนดการประชุม ไว้ในตัวอีเมลเลยครับ อย่าเป็นไฟล์แนบ (Attachment) เนื่องจากหลายคนอาจจะขี้เกียจที่จะเปิดอ่านไฟล์ที่แนบก็ได้

การประชุมบางครั้งที่ต้องการการเข้ามามีส่วนร่วมของบุคคลต่างๆ ท่านเองอาจจะเขียนลงไปในกำหนดการประชุมเลยก็ได้นะครับว่า ในช่วงไหนหรือหัวข้อไหน ที่จะมีใครเป็นผู้รับผิดชอบในการนำเสนอ และถ้าจะให้ดีอาจจะต้องกำหนดเวลาให้ชัดเจนสำหรับแต่ละหัวข้อเลยครับ เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้มีกำหนดการอยู่คร่าวๆ ในใจ และมีข้อแนะนำเพิ่มด้วยว่าการกำหนดเวลานั้นขอให้เป็นเลขคี่ครับ ไม่ใช่เลขคู่ เช่น 25 นาที แทนที่จะเป็น 30 นาที เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้เห็นว่าท่านเอาจริงกับการรักษาเวลาเพียงใด

ถ้ากลัวผู้เข้าร่วมประชุมจะว่างก็กำหนดหน้าที่ให้เขาอย่างชัดเจนเลยครับ เช่น อาจจะเป็นผู้รักษาเวลา หรือผู้คอยจดรายงานการประชุม หรือผู้คอยพิมพ์หรือเขียนข้อความสำคัญลงบน Chart เพื่อให้ทุกคนได้เห็นพร้อมๆ กัน

เอาไว้ในสัปดาห์หน้า เรามาต่อกันนะครับว่าจะทำอย่างให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

เชื่อว่าชีวิตในหนึ่งวันของท่านผู้อ่านหลายๆ ท่านคงจะหมดไปกับการประชุมนะครับ ซึ่งในสังคมปัจจุบันถือเป็นเรื่องปกติไปแล้ว เนื่องจากในปัจจุบันการสื่อสาร การตัดสินใจร่วมกัน การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม กลายเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็น ปัญหาก็คือหลายครั้งที่การประชุมไม่ก่อให้เกิดประโยชน์เท่าที่ควร เวลาหรือพลังงานที่เสียไปกับการประชุมไม่คุ้มกับผลลัพธ์ที่ได้ ซึ่งปัญหาไม่ได้อยู่ที่การประชุมนะครับ แต่เป็นทักษะในการนำการประชุมมากกว่า

สัปดาห์ที่แล้วผมได้เริ่มต้นไปแล้วบ้างว่าทำอย่างไร ถึงจะทำให้การประชุมมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ โดยเริ่มไว้ตั้งแต่ เมื่อไรที่ควรจะมีการประชุม? จะเชิญใครเข้าประชุม? การชี้แจงในวัตถุประสงค์ของการประชุม การส่งกำหนดการประชุมไปล่วงหน้า รวมทั้งการมีส่วนร่วมของสมาชิกในที่ประชุม

วันนี้มีข้อแนะนำในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ก็คือ บทบาทของผู้นำการประชุมครับ ซึ่งประธานหรือผู้นำการประชุมก็ทำหน้าที่เหมือนกับตัวผู้นำกลุ่มเลยครับ หลายครั้งเราจะพบเห็นบุคลิกภาพ หรือลักษณะของภาวะผู้นำของบุคคลผู้นั้นได้จากวิธีการในการนำประชุมของเขาเลย ประเด็นสำคัญคือ ผู้นำการประชุม ต้องแสดงออกให้ชัดเจนเลยนะครับว่า จะให้ความสำคัญกับการรักษาเวลา และการทำให้การประชุมได้อภิปรายในเนื้อหาที่ตรงประเด็น

เรื่องของการรักษาเวลาผมมองว่าเป็นสิ่งที่สำคัญนะครับ โดยเป็นการแสดงให้เห็นว่าตัวประธานหรือผู้นำการประชุมให้เกียรติ หรือให้ความสำคัญต่อเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมมากน้อยเพียงใด เนื่องจากสำหรับทุกคนแล้วเวลาของแต่ละคนก็ย่อมมีค่าทั้งสิ้น และเชื่อว่าทุกคนก็ได้วางแผนชีวิตการทำงานของแต่ละคนในแต่ละวันไว้เรียบร้อยแล้ว ดังนั้นการไม่รักษาเวลาถือว่าเป็นการไม่ให้เกียรติและไม่เคารพบุคคลอื่นนะครับ

ในทัศนะของผมแล้ว ผมว่าหลายองค์กรในเมืองไทยมีปัญหาเรื่องการรักษาเวลามากครับ จากที่ตัวเองไปสอน หรือประชุมร่วมกับองค์กรจำนวนมากแล้วมักจะพบว่า องค์กรของไทยจำนวนมากยังไม่ให้ความสำคัญกับเวลาเท่าที่ควรครับ หลายแห่งนัดประชุมหรือสอนตอนเก้าโมง แต่กว่าจะเริ่มเข้าห้องประชุมก็ 9.05 ครับ และกว่าจะได้เริ่มก็เกือบ 9.20 ครับ แต่ก็มีส่วนน้อยนะครับที่รักษาเวลาและตรงเวลามากๆ ซึ่งผมมองว่าอยู่ที่ตัวผู้นำเป็นหลักเลยครับ ถ้าตัวผู้นำให้ความสำคัญและรักษาเวลา คนในองค์กรก็ย่อมให้ความสำคัญต่อเวลาด้วยเช่นเดียวกันครับ

วิธีการที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้ทุกคนรักษาเวลา คือเริ่มประชุมให้ตรงเวลาครับ ในเมื่อแต่ละคนมีตารางนัดหมายอยู่เต็มวันแล้ว ดังนั้นเพื่อให้เกียรติต่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนก็ควรจะเริ่มประชุมให้ตรงเวลาครับ ถ้าใครเข้าสายก็ไม่ต้องรอครับ อย่างไรก็ดีท่านผู้อ่านก็ต้องระวังด้วยนะครับว่าถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเป็นเจ้านายหรือเป็นผู้ใหญ่กว่าเรา หรือเราจำเป็นต้องรอการตัดสินใจหรือการรับรู้ของท่านเหล่านั้น ก็อาจจะไม่สามารถเริ่มได้ตรงเวลาตามที่ต้องการได้ครับ

อีกเรื่องหนึ่งที่ผู้นำการประชุมต้องให้ความสนใจคือ การทำให้หัวข้อการประชุมยังคงเป็นเรื่องที่ตั้งโจทย์ไว้แต่แรกครับ เห็นมาหลายองค์กรแล้วครับ ที่บรรยากาศหรือผู้เข้าร่วมประชุมชอบพาออกนอกลู่นอกทาง ปรากฏว่าสิ่งที่ได้คุยกันในที่ประชุม กลับไม่ใช่หัวข้อสำคัญของการประชุมแต่อย่างใด ท่านผู้อ่านต้องพยายามยึดตาม agenda การประชุมไว้เสมอนะครับ แต่ถ้ามีเรื่องฉุกเฉินหรือจำเป็นที่ต้องนำมาหารือกัน ก็ต้องชั่งน้ำหนักนะครับว่า เรื่องใหม่นั้นคุ้มหรือสำคัญเพียงพอที่จะนำมาสนทนา โดยหลุดออกจากหัวข้อการประชุมที่ได้กำหนดไว้

เนื่องจากวัตถุประสงค์ของการประชุมคือเพื่อให้เกิดการสื่อสารสองทาง ดังนั้นการแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม จึงเป็นสิ่งที่ดีและควรกระตุ้นให้เกิดขึ้นครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งความคิดเห็นในเชิงสร้างสรรค์ และความคิดเห็นดังกล่าว อาจจะไม่จำเป็นต้องเหมือนกับของผู้อื่นก็ได้ เนื่องจากการถกเถียง หรือการอภิปรายกันอย่างกว้างขวาง เป็นสัญลักษณ์ที่ดีขององค์กร ที่ประกอบไปด้วยบุคลากรที่มีความกระตือรือร้นนะครับ ดังนั้นคงจะเป็นอีกหน้าที่ที่สำคัญของผู้นำการประชุมที่จะมั่นใจได้ว่าทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น รวมทั้งความคิดเห็นของทุกคนถูกรับฟังในที่ประชุม

ผู้นำการประชุมต้องอย่ารีบปฏิเสธหรือแสดงความไม่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมนะครับ เนื่องจากการถูกปฏิเสธต่อหน้าคนหมู่มากส่งผลในเชิงลบต่อบุคคลผู้นั้นในการแสดงความคิดเห็นต่อไปในอนาคต สิ่งที่สามารถทำได้ คือรับฟังและบันทึกความคิดเห็นทุกประการที่มีการเสนอกัน ขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมสำหรับความคิดเห็น และชมเชยต่อความคิดเห็นที่ดี

วิธีที่ผมใช้คือพิมพ์ความคิดเห็นของทุกคนลงในคอมพิวเตอร์ให้ปรากฏไว้บนจอครับ จะทำให้ทุกคนรู้สึกว่าความเห็นของตนเอง ได้รับการรับฟัง แต่จะนำความคิดเห็นไหนไปใช้ต่อไปนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับที่ประชุมและประธานครับ

สัปดาห์หน้าเราลองมาดูตัวอย่างแปลกๆ ขององค์กรต่างๆ นะครับว่าเขามีวิธีการในการเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้อย่างไร ก่อนจบขอฝากข่าวประชาสัมพันธ์ของหลักสูตร ปริญญาโท IT in Business ของคณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาฯ หน่อยนะครับ ซึ่งในทุกปีจะมีการนำเสนอโครงการพิเศษของนิสิตในหลักสูตรนี้ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ในด้านต่างๆ ซึ่งภาคธุรกิจสามารถที่จะนำไปปรับใช้ได้เลย

โดยในปีนี้มีหลายโครงการที่น่าสนใจครับ อาทิเช่น ระบบคลังข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจในธุรกิจต่างๆ ระบบสารสนเทศทางบัญชีการเงินสำหรับธุรกิจขนาดกลางและย่อม หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานองค์กรในด้านต่างๆ งานนี้จะจัดให้มีขึ้นในวันที่ 7-8 กรกฎาคม นี้นะครับ ถ้าสนใจก็สามารถสอบถามรายละเอียดได้ที่ 02-218-5715-6

———————————————————————

ทางเลือกในการประชุมแบบใหม่ๆ

มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชีจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  กรุงเทพธุรกิจ  วันอังคารที่ 17 กรกฎาคม พ.ศ. 2550

ในสองสัปดาห์ที่ผ่านมา ผมได้นำเสนอเนื้อหาเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลในการประชุม ซึ่งหวังว่าคงจะพอทำให้ท่านผู้อ่านได้เห็นแนวทางในการนำไปปรับใช้บ้างนะครับ สัปดาห์นี้ เรามาลองดูแนวทางเก๋ๆ หรือแนวทางใหม่ๆ ในการประชุมที่บริษัทชั้นนำของโลกเขาใช้กันนะครับ เผื่อท่านผู้อ่านจะได้นำไปปรับใช้ต่อไปครับ

เริ่มที่ Ritz-Carlton เครือข่ายโรงแรมระดับโลกก่อนนะครับ ทาง Ritz เขาจะให้มีการเรียกประชุมพนักงานของหน่วยงานต่างๆ ในทุกๆ เช้า โดยการประชุมนั้นแทนที่จะเป็นการนั่งประชุมกันแบบปกติ เขาจะให้พนักงานยืนประชุมกันครับ โดยการยืนประชุมของหน่วยงานต่างๆ ในทุกๆ เช้านั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการแจ้งข่าวต่างๆ ที่สำคัญ รวมทั้งการให้โอวาทหรือนโยบายสั้นๆ สำหรับพนักงานในหน่วยงาน

การยืนประชุมนั้นมีข้อดี คือทำให้เกิดการส่งหรือสื่อข้อมูลที่สำคัญต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ข้อเสียก็มีเหมือนกันครับ นั้นคือ เนื่องจากการประชุมเป็นการยืนประชุม ทำให้การประชุมไม่สามารถประชุมกันยาวได้ครับ เลยทำให้ไม่สามารถลงไปในรายละเอียดของเรื่องแต่ละเรื่องครับ

ลองมาดูกรณีของ Wal-Mart บ้างนะครับ ยักษ์ใหญ่ด้านค้าปลีกอย่าง Wal-Mart นั้น เขาจะมีประเพณีปฏิบัติในการประชุมมานานตั้งแต่สมัย Sam Walton (ผู้ก่อตั้ง Wal-Mart ที่เสียชีวิตไปแล้ว) โดย Sam จะเรียกประชุมทีมผู้บริหารในตอนเช้าวันเสาร์ในเวลา 07.30 น. โดยเป็นการประชุมประมาณหนึ่งถึงสองชั่วโมง ซึ่งข้อดีก็คือการประชุมในตอนเช้านั้น ทำให้ได้แผนงาน หรือข้อตัดสินใจที่สำคัญ ที่จะสามารถนำไปปฏิบัติหรือใช้ได้เลย สำหรับรับมือกับกระแสคนที่เข้ามาซื้อของในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์

แต่ข้อเสียก็มีเหมือนกันครับ คือการประชุมในเช้าวันหยุดตอน 07.30 น. ไม่ใช่สิ่งที่น่าอภิรมย์สำหรับผู้บริหารหลายๆ คนครับ แต่การประชุมตอนเช้าวันเสาร์ก็กลายเป็นสิ่งที่ผู้บริหาร Wal-Mart ทุกคนยอมรับแล้วครับ เนื่องจากในปัจจุบัน บรรดาผู้บริหารของ Wal-Mart ที่กระจายอยู่ตามที่ต่างๆ ก็ได้ต่อเชื่อมเข้ามายังสำนักงานใหญ่ของ Wal-Mart เพื่อเข้าร่วมในการประชุมในทุกเช้าวันเสาร์ด้วย

ที่หน่วยงานหนึ่งของ Yahoo ยักษ์ใหญ่ทางอินเทอร์เน็ต เขาจะมีการประชุมอย่างไม่เป็นทางการในทุกบ่ายวันศุกร์ครับ โดยจะใช้ที่ว่างระหว่างคอกหรือโต๊ะทำงานของพนักงานแต่ละคนในการจัดวางบรรดาเครื่องดื่ม และอาหารว่างต่างๆ ซึ่งพนักงานก็ประชุมหรือพูดคุยกันไป พร้อมทั้งรับประทานอาหารว่างไปด้วย การประชุมในลักษณะนี้ถึงแม้จะไม่เป็นทางการ แต่ก็เป็นการประชุมที่เกิดขึ้นในทุกวันศุกร์บ่ายที่มีเป็นประจำนะครับ

การประชุมในลักษณะนี้ เขาจะเรียกว่า “Friday Afternoon Club” ครับ โดยพนักงานของฝ่ายประมาณ 80 คน จะเข้ามาประชุมร่วมกัน โดยในยี่สิบนาทีแรก ผู้บริหารของฝ่ายก็จะแจ้งให้พนักงานทราบถึงแผนงาน หรือโครงการที่สำคัญของฝ่ายที่กำลังดำเนินการอยู่ รวมทั้งวิธีการหรือแนวทางในการรับมือกับความท้าทายต่างๆ ที่ทางหน่วยงานกำลังเผชิญอยู่

ผู้บริหารเขามีมุมมองครับว่า ต้องการให้พนักงานในหน่วยงานเขาสื่อสารและเข้าถึงซึ่งกันและกันมากขึ้น โดยมองว่าการสื่อสารและเข้าถึงซึ่งกันและกันนั้น จะไม่สามารถทำได้ในห้องประชุมครับ จึงต้องสร้างบรรยากาศหรือสภาพแวดล้อมที่ทำให้ทุกคนรู้สึกเป็นกันเอง และผ่อนคลายที่จะสื่อสารและเข้าถึงกันมากขึ้น

อย่างไรก็ดี ใช่ว่าการประชุมที่ดูไม่เป็นทางการนั้น จะขาดความมุ่งเน้นหรือไม่มีประสิทธิภาพนะครับ การประชุมในลักษณะนี้เขาจะมีกำหนดการที่ชัดเจนสำหรับการประชุมเลยครับ โดยเริ่มจากแนะนำพนักงานใหม่ จากนั้นอาจจะมีแขกพิเศษมาพูดให้ฟังสั้นๆ ตามด้วยการทบทวนถึงสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นในสัปดาห์ที่ผ่านมา สิ่งที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์ถัดไป และปิดท้ายด้วยข่าวประกาศพิเศษในเรื่องต่างๆ ซึ่งอาจจะมาจากพนักงานเอง

โดยภายหลังจากจบกำหนดการแล้ว พนักงานทุกคนก็ยังมีสิทธิที่จะยังคงยืนพูดคุย ดื่มและรับประทานอาหารว่างกันต่อ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วพนักงานส่วนใหญ่ ก็จะยังคงอยู่เพื่อพูดคุยกันต่อในบรรยากาศที่เป็นกันเองและไม่เป็นทางการครับ

อีกบริษัทเป็นบริษัทเสื้อผ้าชื่อดังของอเมริกาชื่อ Old Navy ครับ โดยฝ่ายที่สำคัญของบริษัทนี้อยู่คนละฝั่งของตึก แต่ตรงกลางระหว่างทั้งสองฝ่ายนั้น บริษัทจะจัดที่นั่งโซฟา โต๊ะกาแฟ เครื่องดื่ม ระบบอินเทอร์เน็ต ในบรรยากาศที่ผ่อนคลายและสบายๆ เพื่อให้เป็นที่พบปะระหว่างทั้งสองฝ่ายที่อยู่กันคนละฟากของตึก เรียกว่าทั้งสองฝ่ายต่างมีดินแดนกลาง ที่จะมาพบปะกันได้อย่างผ่อนคลาย เพื่อประสานงานหรือประชุมร่วมกัน ซึ่งเป็นการกระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกันระหว่างสองหน่วยงานที่สำคัญมากขึ้น

ก่อนจบมีประเด็นฝากไว้ให้ท่านผู้นำการประชุมทั้งหลายหน่อยนะครับ มีงานวิจัยที่ออกมาระบุเลยนะครับว่า การสื่อสารระหว่างบุคคลนั้น มีเพียงแค่ 7% เท่านั้นที่มาจากสิ่งที่เราพูด ในขณะที่ร้อยละ 38 มาจากความสูงต่ำของเสียง ระดับความดังค่อยของเสียง รวมทั้งจังหวะการพูด ส่วนอีกร้อยละ 55 นั้น มาจากภาษากายหรืออวัจนะภาษาทั้งหลายครับ ไม่ว่าจะเป็น กิริยาท่าทาง การแสดงออกทางใบหน้า รวมทั้งการเคลื่อนไหวของสายตาครับ

ดังนั้น ท่านที่เป็นผู้นำการประชุมลองนำความรู้พวกนี้ไปใช้ดูนะครับ นึกภาพในขณะที่ท่านนำการประชุม และสมาชิกกำลังพูดอยู่ ซึ่งส่วนใหญ่เขาก็จะมองหน้าของผู้นำการประชุม แต่ท่านลองไม่สบสายตาผู้พูดดูซิครับ และลองกวาดสายตาไปมองผู้อื่นในห้องประชุม แล้วท่านจะพบว่าคนที่กำลังพูดอยู่นั้น ก็จะเปลี่ยนไปกวาดสายตามองผู้เข้าร่วมประชุมอื่นๆ ด้วยครับ

ขอบคุณบทความดีดีจาก  : http://www.nidambe11.net

อูดรูรั่วกิจการ

คลิกเพื่อดู     โรงพิมพ์  JR