การบริหารโครงการ
การประกอบธุรกิจภายใต้สภาพแวดล้อมที่ทันสมัย และเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาอย่างทุกวันนี้ ผู้บริหารไม่สามารถหยุดนิ่งได้ จะต้องมีการวางแผนปรับเปลี่ยนกลยุทธ์การจัดการในด้านต่างๆ อยู่เสมอ โดยเฉพาะในภาวะที่ประเทศไทยประสบปัญหาวิกฤติเศรษฐกิจ แทบทุกองค์กรได้รับความกดดันให้ต้องปรับตัวเพื่อประคองธุรกิจให้อยู่รอตและสามารถรักษาสถานภาพของธุรกิจไว้ได้ในระยะยาว
ผู้บริหารมักจะกําหนดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ต่างๆ ไว้อย่างสวยหรูเพื่อเป็นเป้าหมายในการบริหารกิจการ แต่ความท้าทายอยู่ที่เขาต้องสามารถทําให้วิสัยทัศน์และกลยุทธ์เหล่านั้นเป็นจริงให้ได้ ภายใต้กรอบเวลาที่กําหนดและทรัพยากรที่จํากัด ในโลกแห่งการแข่งขันที่ไร้พรหมแคนเช่นทุกวันนี้ ผู้บริหารจําเป็นต้องสามารถสร้างผลผลิตให้ได้มากชี้น ดีชี้น ด้วยการลงทุนที่ถูกลงนั่นคือ จะต้องมีประสิทธิภาพสูงสุดอยู่เสมอ ฉะนั้นผู้บริหารจึงควรจะเรียนรู้เทคนิคการจัดการเพื่อการบรรลุเป้าหมายดังกล่าว เทคนิคอย่างหนึ่งที่สําคัญคือ การบริหารโครงการ (Project Management)
งานปกติธรรมดากับโครงการมีความแตกต่างกัน ทุก ๆ โครงการเป็นงาน แต่ทุก ๆ งานไม่ใช่โครงการ เพราะโครงการต้องมีเป้าหมายที่ต้องการบรรลุโดยเฉพาะ และมีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ในขณะที่ งานปกติมักต้องทําแล้วทําอีกเป็นประจำ นอกจากนี้ โครงการยังรับผิดชอบโดยคณะทํางาน มีแผนการและทรัพยากร (คน เงิน เวลา) ที่จํากัดและกําหนดไว้ล่วงหน้า จึงต้องการวิธีบริหารและทักษะการจัดการที่แตกต่างจากงานปกติ กระบวนการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพจะแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนด้วยกัน กล่าวคือ
ขั้นที่ 1: การริเริ่มโครงการ (Initiating)
ขั้นตอนนี้ จะเน้นที่การกําหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการที่ต้องการจะทํา โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดควรจะช่วยกันคิดและตกลงร่วมกัน ซึ่งงานที่จะต้องทําในขั้นตอนนี้จะประกอบด้วย
- รับรู้และเห็นชอบที่จะริเริ่มทําโครงการ โดยโครงการที่จะทํานั้นจะต้องมีประโยชน์คุ้มค่าและมีลําดับความสําคัญสูง
- กําหนดว่าสิ่งที่ต้องการทําให้สําเร็จคืออะไร
- กําหนดเป้าหมายโดยรวมของโครงการที่ชัดเจน ซึ่งเป้าหมาย (Goals)ควรจะเฉพาะเจาะจง สามารถที่จะระบุได้และวัดผลได้ มีการกําหนดความรับผิดชอบและระยะเวลาที่แน่นอน รวมทั้งต้องได้รับความเห็นชอบจากทุกคนที่เกี่ยวข้อง
- กําหนดความคาดหวังทั่วไปของลูกค้า ผู้บริหาร หรือผู้ถือหุ้น และผู้มีส่วนได้เสียอื่น เพื่อว่าเมื่อโครงการสําเร็จแล้วจะเป็นที่พอใจของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
- กําหนดขอบเขตของโครงการ จํานวนและขนาดของทรัพยากรที่ต้องการ ซึ่งจะต้องคํานึงถึงข้อจํากัดและความเสียงระหว่างดําเนินการทีอาจจะเกิดขึ้นด้วย
- เลือกสมาชิกของคณะทํางานที่เหมาะสมและมีความชํานาญ
ขั้นที่ 2: ขั้นวางแผนโครงการ (Planning)
ขั้นตอนการวางแผนจะเกี่ยวข้องกับการกําหนดรายละเอียดของงานที่ต้องทํา เพื่อจัดการโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ทําตารางเวลา และกําหนดงบประมาณสําหรับโครงการ กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนประกอบด้วย
-กลั่นกรองขอบเขตโครงการ ซึ่งรวมถึงการทําให้เกิดความสมดุลระหว่างผลงานที่ต้องการ เวลา และทรัพยากรที่มี ทั้งนี้เพราะถ้าหากขอบเขตกว้างเกินไป อาจทําให้สูญเสียทรัพยากรโดยใช่เหตุ
– ทํารายละเอียดของงานที่ต้องทําและกิจกรรมที่จะนําไปสู่การบรรลูเป้าหมายของโครงการอย่างครบถ้วน
– กําหนดลําดับก่อนหลังของกิจกรรมในลักษณะที่ทําให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
– ทําตารางเวลาที่สามารถจะบรรลูได้ และจัดสรรงบประมาณให้กับกิจกรรมที่จําเป็นต้องทําให้โครงการสําเร็จ
– จัดการให้แผนได้รับการอนุมัติโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอํานาจตัดสินใจ
ขั้นที่ 3 : ขั้นตอนการดําเนินงาน (Executing)
ขั้นตอนการดําเนินงานจะเกี่ยวข้องกับการประสานงานและให้แนวทางแก่สมาชิกคณะทํางานเพื่อทํางานให้สําเร็จตามแผนที่กําหนดไว้ รวมถึงการกํากับการใช้ทรัพยากรและกําลังพล ซึ่งกิจกรรมหลักประกอบด้วย
– เป็นผู้นําคณะทํางาน
– ประชุมกับสมาชิกคณะทํางาน
– สื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียในโครงการ
– แก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่มักจะเกิดขึ้นระหว่างการดําเนินงาน
- จัดหาทรัพยากรที่จําเป็นสําหรับโครงการ เช่น เงิน คน อุปกรณ์ เวลา
ขั้นที่ 4 : การควบคุมโครงการ (controlling)
การควบคุมจะเกี่ยวข้องกับการติดตามดูแลโครงการ การวัดความคืบหน้าต่อวัตถุประสงค์ที่วางไว้และการปฏิบัติการต่างๆ เพื่อให้มันไจว่า สิ่งที่แตกต่างจากแผนไม่ได้มี ผลกระทบต่อโครงการที่รุนแรง ขั้นตอนการควบคุมจะเน้นถึงการวิเคราะห์ ความล่าช้าที่ไม่ได้คาดคิดล่วงหน้า ต้นทุนที่สูงเกินงบประมาณ
หรือการปรับเปลี่ยนจากขอบเขตเดิม ระหว่างขั้นตอนนี ผู้จัดการโครงการต้องตัดสินใจระหว่างทางเลือกต่างๆ ที่จะแก้ปัญหา กิจกรรมหลักประกอบด้วย
– ติดตามดูแลการเบี่ยงเบนไปจากแผน
– ดําเนินการแก้ไขเพื่อให้ผลงานและความคืบหน้าจริงสอดคล้องกับแผนที่วางไว้
– รับและประเมินคําขอให้เปลี่ยนแปลงโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงาน
– ปรับตารางเวลาใหม่ตามที่จําเป็น
– เปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการให้เหมาะสม
– กลับไปสู่ขั้นการวางแผนเพื่อปรับปรุงเป้าหมายของโครงการและจัดการให้ได้รับอนุมัติจากผู้มีส่วนได้เสียอีกครัง
ขั้นที 5 : ปิดโครงการ (Closing)
ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการดูแลให้ทีมงานปิดงานให้เสร็จสมบูรณ์ จะเน้นเกี่ยวกับการทําให้ผู้เกี่ยวข้องยอมรับในผลของงาน และนําไปสู่การสรุปโครงการ กิจกรรมอาจรวมถึง
– รับรู้ความสําเร็จและผลของงาน
– ปิดการปฏิบัติการและยกเลิกทีมงาน
–เรียนรู้จากประสบการณ์โครงการ
- สอบทานกระบวนการและผลลัพธ์ของโครงการกับทีมงานและผู้มีส่วนได้เสีย
ในการบริหารโครงการ ชั้นตอนทั้ง 5 จะเกี่ยวข้องกันตลอดเวลากล่าวคือ แผนอาจจะถูกแก้ไขใหม่ จากข้อมูลที่ค้นพบระหว่างปฏิบัติการและควบคุม ขณะเดียวกัน การปฏิบัติการจะเปลี่ยนแปลงเมื่อแผนเปลี่ยนแปลง และการควบคุมเป็นสิ่งสําคัญที่ขาดไม่ได้ตลอดเวลาที่ดําเนินโครงการ เพื่อให้สิ่งต่างๆ เป็นไปตามที่วางเป้าหมายไว้
จะเห็นได้ว่า กระบวนการบริหารโครงการมีความยุ่งยากกว่างานประจําอยู่มาก ผู้บริหารโครงการต้องมีความสามารถหลายด้าน ในแต่ละขั้นตอนต้องใช้ทักษะและความชําหาญที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้เป็นเทคนิคที่จะช่วยส่งเสริมให้การบริการโครงการในแต่ละขั้นตอนดังกล่าวประสบความสําเร็จได้ดีขึ้น
1. ต้องได้รับความเห็นชอบร่วมกันในผลของโครงการที่ต้องการ เพื่อไม่ให้เกิดข้อโต้แย้งในภายหลัง
2. ต้องสร้างทีมที่ดีที่สุดเท่าที่จะทําได้
3. ต้องสร้างแผนงานที่ยืดหยุ่นได้และปรับให้เป็นปัจจุบันตลอดเวลา
4. ต้องกําหนดว่าจริงๆ แล้วต้องทําอะไรให้สําเร็จบ้าง มิฉะนั้นแล้ว การประมาณการทั้งหมดอาจจะผิดพลาด
5. ต้องมีตารางเวลาที่สามารถบรรลุได้
6. ต้องพยายามไม่ทํามากกว่าที่สามารถจะทําได้ เพราะกําหนดแล้วเสร็จอาจจะไม่สามารถขยายออกไปได้
7. จําไว้ว่าคนสําคัญที่สุด ถ้าคนไม่มีความจูงใจที่จะทํางาน โครงการก็คงจะล้มเหลว
8. ต้องได้รับความสนับสนุนอย่างเป็นทางการและต่อเนื่องจากฝ่ายบริหารและผู้มีส่วนได้เสีย
9. ต้องเต็มใจทีจะเปลี่ยนแปลง เพราะไม่มีโครงการไหนที่ดําเนินไปได้โดยไม่มีอุปสรรคระหว่างทาง
10. ต้องบอกให้ผู้เกี่ยวข้องทราบว่างานไปถึงไหนแล้ว เพื่อว่าถ้ามีปัญหาจะได้แก้ไขได้ทันท่วงที
11. ต้องมีความเต็มใจทีจะพยายามทําในสิ่งใหม่ๆ
12. ต้องมีความเป็นผู้นํา เพื่อชี้แนะและนําพาให้ทีมงานปฏิบัติการไปในทิศทางเดียวกัน
รายการตรวจสอบวาทานบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
1. ได้ระบุและให้ชื่อทุกโครงการที่ท่านบริหารอยู่ในปัจจุบัน
2. ทุกโครงการได้มีการจัดลําดับความสําคัญก่อนหลัง
3. ทุกโครงการมีเป้าหมายที่ตกลงร่วมกันเมื่อตอนริเริ่มอย่างชัดเจน
4. ทุกโครงการมีตารางกําหนดเวลาเป็นลายลักษณ์อักษร
5. ทุกโครงการมีงบประมาณที่อนุมัติแล้ว
6. ทุกโครงการมีทรัพยากรที่เพียงพอที่จะทําให้โครงการเสร็จสมบูรณ์
7. ทุกคนที่เกียวข้องกับโครงการมีความชํานาญและได้รับการฝึกอบรมอย่างเพียงพอ
8. ความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขี้นกับโครงการอื่นสามารถระบูได้อย่างง่ายดาย เพราะว่าโครงการมีแผนที่ชัดเจนและมีการสื่อสารที่เปิดเผยที่จะทําให้โครงการสําเร็จ
9. ความขัดแย้งกับบุคคลอื่นที่อาจจะเกิดขึ้น มีการคาดการณ์และระบุไว้ล่วงหน้า และมีการดําเนินการเพื่อป้องกันหรือบรรเทาให้น้อยที่สุด
10. ทุกคนที่ทํางานร่วมกันในโครงการมีความกระตือรือรันและรับผิดชอบต่องาน
11. ได้รับความร่วมมือจากโครงการอินทีมีส่วนร่วม และประสานงานอย่างดี
12. เมื่อมีความเห็นไม่ตรงกันหรือข้อขัดแย้งเกิดขื้น การตกลงกันจะเกิดขื้นอย่างรวดเร็ว โดยก่อให้เกิดความขัดแย้งต่องานในโครงการน้อยที่สุด
13. ท่านมีข้อมูลทีชัดเจนและเป็นปัจจุบันเสมอในโครงการที่ท่านมีส่วนเกียวข้อง
14. การเปลี่ยนแปลงในโครงการมีการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอและเป็นที่เข้าใจของผู้ร่วมงานทุกคน
15. แต่ละขั้นตอนของโครงการสําเร็จตามระยเวลาและภายในงบประมาณและตรงตามรายละเอียดที่วางไว้
หวังว่าเนื้อหาทั้งหมดที่กล่าวมา คงทําให้ท่านผู้อ่านยืดถือเป็นหลักการที่จะบริหารโครงการให้สําเร็จได้พอสมควร ซึ่งการบริหารโครงการแต่ละโครงการให้สําเร็จ ก็จะประกอบเป็นภาพใหญ่ขององค์กรที่ประสบความสําเร็จเช่นกัน ส่วนผู้บริหารโครงการ เมื่อได้มีการพัฒนาจากการบริหารโครงการมากขึ้นเรื่อยๆ ในที่สุดก็จะสามารถบริหารโครงการที่ใหญ่ขึ้นซับซ้อนขึ้น จนกระทั้งบริหารองค์กรทั้งองค์กร และเป็นผู้นําสูงสุดได้ด้วยประสบการณ์ที่สั่งสมไว้
ขอบคุณบทความดีดีจาก คุณ พรสรัญ รุ่งเจริญกิจกุล
แนะนำบทความ เคล็ดลับการสร้างความมั่นคงร่ำรวย
